domingo, 2 de marzo de 2008

CONTABILIDAD



Puede realizar los asientos por partida doble, generar la tabla de cuentas contables, manejar el libro diario, el libro mayor, generar los reportes financieros (Balance de la empresa, pérdidas y ganancias, cierre del período). Este módulo es independiente del resto de otros módulos.
Las entradas deben ser realizadas manualmente por el contador.

En esta pantalla se muestra las opciones para ingresar los asientos contables al libro diario, general ó actualizar el plan de cuentas (conocido también como catalñogo de cuentas, tabla de cuentas, etc.).

Para seleccionar una opción simplemente realizar un “clic” (presionar el botón izquierdo del ratón) en la ´tarjeta´ correspondiente. En algunas tarjetas usted tiene varias opciones. De la misma manera simplemente seleccionar con el ratón la opción correspondiente y luego presionarlo.

Si desea ingresar asientos contables, por ejemplo seleccionar la tarjeta de ASIENTOS CONTABLES la cual le permite ingresar las transacciones económicas de su negocio. Estos asientos automáticamente son ingresados al libro diario y al libro mayor. Es decir no es necesario realizar un traspaso, ya que en la mayoría de negocios pequeños ó medianos el volumen de transacciones no justifica tal proceso.

Cuentas Contables
La tabla de cuentas, también conocida como plan de cuentas ó catálogo de cuentas se define con esta opción.

En esta pantalla debe ingresar el código de la cuenta contable, usted puede ingresar cualquier combinación de números, con ó sin separación. Una vez elegido el tipo de codificación debe atenerse a este tipo.

Debe recalcarse que una vez elegido el método de crear la cuenta debe atenerse a este método ya que de otra manera el software no tendrá manera de saber cual cuenta es subcuenta de otra.

Asimismo la cuenta debe ser asignada a un grupo de cuentas, con el ratón hacer clic en el grupo correspondiente, por ejemplo si es una cuenta de PASIVO, mover el ratón a esa posición y presionar ese botón.

La cuenta Que está defendiendo puede ser una CUENTA DE DETALLE, es decir que se va a utilizar para realizar asientos contables. También puede ser definida como una cuenta que contiene sub-cuentas, es decir, agrupa otras cuentas (que también pudiera tener subcuentas) pero finalmente esta compuesta de cuentas de detalle.
Es importante que usted tenga completamente definida su tabla de cuentas para el negocio antes de ingresar cualquier asiento.


Asientos contables

En esta pantalla los campos son auto explicativos para el conocedor de la contabilidad básica de la empresa.

Para llenar un campo simplemente hacer clic sobre el recuadro correspondiente, por ejemplo para la descripción del asiento hacer clic sobre ´Refenrencia` y llenar la referencia correspondiente.

Si no recuerda el código de la cuenta correspondiente presionar el botón Ver tabla de cuentas, el cual le muestra la lista de su tabla de cuentas del cual puede seleccionar (haciendo doble clic o ENTER). Si desea eliminar una línea del asiento que está realizando, simplemente hacer un clic sobre la línea correspondiente y luego presionar Borra línea. El asiento automáticamente recalculara los saldos correspondientes.

Cuando ha terminado de ingresar el asiento correspondiente entonces presionar agregar al Diario. El cual le pedirá confirmación del asiento que acaba de hacer. Si el asiento cuadra (Debito y crédito son iguales) entonces MONICA procede a incorporar en los libros contables este asiento.

En esta pantalla los campos son auto explicativos para el conocedor de la contabilidad básica de la empresa.

Antes de llenar un asiento contable debe haber definido la tabla de cuentas. Si necesita crear una cuenta en la tabla de cuentas, simplemente presione el botón CREAR CUENTA (ó presione F3).


PARAMETROS



Se utiliza para manejar los diferentes valores predefinidos que contiene el programa, por ejemplo nombre de su empresa, tipo de fecha a utilizar, formatos de impresión, logo de la empresa, etc. De la empresa, etc.

-Generales
Le permite definir el nombre de su empresa, el tipo de moneda, los impuesto a aplicar, etc. Esta opción debe ser revisada cuando instala el software por primera vez.

-Acceso
Esta sección le permite cambiar las claves de acceso. Inicialmente cuando recién instala el software, no se le solicita claves, pero si desea restringir el ingreso a ciertas opciones, (un empleado temporal por ejemplo), entonces ingresar a esta opción. Cuando se le solicita la clave de acceso por primera vez no ingresar ningún valor. Ud. puede definir cuatro claves de acceso siendo la inferior la que solamente le permite realizar facturas (ni siquiera la puede eliminar). Cuando la clave principal esta en blanco, entonces MONICA no le solicita ninguna clave. Esta es la manera en que ha sido pre-definida al momento de instalar el software.

-Archivos Hist.
Usted puede almacenar información de los diferentes documentos (facturas, estimados, etc.) de períodos o años pasados en archivos auxiliares, de esta manera se tiene al sistema en buena performance ya que cuando los archivos crecen con información, el procesamiento de cualquier documento y/o reporte tiende a hacerle lento. Para utilizar esta opción simplemente seguir las instrucciones que se muestran en pantalla. Solamente aquellos documentos que están cerrados son retirados del sistema, por ejemplo facturas canceladas, sin embargo los documentos que están abiertos no son retirados del sistema.

-Punto De Venta
Este es un módulo adicional que puede conectarse a MONICA y operar como punto de venta, es decir ventas directas al público, y conexión con dispositivos propios de punto de venta.(permite el manejo de gaveta eléctrica, impresora de punto de venta, etc.) Para mayores informes sobre este modulo adicional enviar requerimiento a nuestro fax central.

-Formatos
En esta sección usted puede cambiar la forma reimpresión de las facturas y cheques. Por ejemplo si su empresa utiliza una forma pre-impresa para imprimir una factura, entonces ingresar a esta opción y ´jugar´ con los parámetros a fin de ajustar a la correcta forma de impresión.

-Tablas

-Ayuda

-Otra empresa

Usted puede crear otra empresa adicional, de hecho puede crear hasta 99 empresas, todas independientes entre si, por ejemplo si desea puede crear una empresa para realizar el aprendizaje de MONICA. También puede eliminar una empresa que ya no le haga falta.

-Chequear arch.

Debido a fluctuaciones en la corriente eléctrica cuando esté procesando, algunas veces los índices de los archivos se puede destruir. Esta opción le permite restaurar
-Respaldar
En esta sección usted puede crear y recuperar archivos de respaldo en y desde el disco duro y/o en discos flexibles.

-Versión previa
MONICA le permite cambiar de la versión previa de DOS (versión 4.10) de MONICA para ello ingresar a la pantalla correspondiente e indicar el subdirectorio en el que se encuentra la versión anterior. Es necesario anotar que solamente los datos de los clientes, facturas, proveedores e inventario serán trasladados a la nueva versión, ya que existen diferencias en estructura entre las diferentes versiones que no permiten una conversión total de la información.


lunes, 28 de enero de 2008

Caracteristicas



MONICA es el programa de computador ideal para su negocio. Le permite realizar las facturas, controlar el inventario, realizar listas de precios, tener un archivo de clientes, proveedores, manejar las cuentas por cobrar, las cuentas corrientes, y la contabilidad básica de su empresa. Puede ser utilizado en cualquier país del habla castellana.


MONICA es ideal para negocios dedicados a la comercialización de productos de cualquier tipo. Por ejemplo si su empresa es una ferretería, una farmacia, venta de ropa, etc. entonces Ud. puede utilizar nuestro programa sin problemas, todo lo que necesita es un computador personal (ó una red de computadores) y listo!.


MONICA es fácil de trabajar, es muy sencillo de instalar en su computador, viene con un manual completamente en castellano, no es una traducción de algún programa en inglés. Ha sido desarrollado especialmente para las empresas latinoamericanas, teniendo en mente al empresario latino que desea resultados rapidos e instrucciones sencillas.


Con MONICA Ud. no necesita conocer contabilidad a fin de usarlo en su negocio, es muy fácil de aprender, Ud. puede hacer una factura en el computador tan simple como lo haría con papel y lápiz, o con una máquina de escribir. Los módulos que componen MONICA son independientes de tal modo que si Ud. solamente quiere hacer facturas, por ejémplo Ud. no necesita manejar los otros módulos o tener que "predefinir" parámetros adicionales (y muchas veces términos contables poco entendibles) que nunca va a utilizar a fin de hacer una factura.